Het Corona virus dwingt ons na te denken over nieuwe manieren van werken. Ondanks dat collega’s dus niet bij elkaar in de buurt zitten, kan je met Office 365 toch met elkaar verbonden blijven. Hierbij kan je met MS-Teams chatten, vergaderen, bellen en samenwerken, allemaal op één plek. En over de hele wereld werken steeds meer medewerkers op afstand. Maar omdat de meeste mensen niet gewend zijn aan deze manier van werken een paar tips die vooral nu relevant zijn.

Aan de slag

Zet je werkomgeving op – Zoek een ruimte in je huis waar je je kunt concentreren. Als je ergens bent waar je achtergrond afleidt, gebruik dan ‘Achtergrond vager maken’ in Microsoft Teams om teamleden gefocust te houden.

Communiceer, communiceer, communiceer – Als je online vanuit huis werkt, heb je misschien een ander ritme dan wanneer je op kantoor werkt. Misschien wissel je je werk bijvoorbeeld af met het zorgen voor de kinderen. Communiceer je schema aan je collega’s, zodat ze weten wanneer ze je kunnen bereiken.

Handhaaf gezonde grenzen – Zonder de normale signalen op je werkdag, zoals een lunch of naar huis gaan, stop je moeilijker met werken. Zorg dat je pauzes neemt, voldoende drinkt en jezelf de gelegenheid geeft om aan het eind van de dag ‘uit te klokken’.

Vergaderingen en overleg

Omarm virtuele vergaderingen – Zorg dat alle vergaderingen een optie voor virtueel ‘deelnemen’ hebben, zodat collega’s kunnen deelnemen vanaf elke locatie waar ze werken. Schakel video in, zodat je team face-to-face kan communiceren en zich meer verbonden voelt.

Blijf alert en betrek iedereen – Een drukke telefonische vergadering kan het moeilijk maken voor mensen om hun meningen te delen. Pauzeer regelmatig om tijd voor vragen in te lassen, en herinner deelnemers eraan dat ze het chatvenster kunnen gebruiken om hun meningen te delen.

Leg je vergaderingen vast – Klik op ‘Opnemen’ wanneer je een vergadering begint. Teamleden die niet kunnen deelnemen, kunnen de vergadering dan later terugkijken of de automatisch gemaakte opname doorzoeken op belangrijke informatie. Op die manier kunnen mensen gemakkelijk controleren wat ze hebben gemist of opnieuw willen bekijken.

Verbonden blijven

Compenseer de ontbrekende kletspraatjes – Het korte kletspraatje bij het koffieapparaat is wat veel mensen het meest missen als ze op afstand werken. Probeer dus expres goed verbonden te blijven met je collega’s. Beschouw chatberichten als je virtuele koffiezetter en herinner jezelf eraan regelmatig te vragen hoe het met anderen gaat.

Breng het team bij elkaar – Op afstand werken kan nogal eenzaam voelen. Het is belangrijk voor het hele team gelegenheden te creëren om virtueel bij elkaar te komen. Dit kan met een brainstormsessies middels de Microsoft Whiteboard-app of dagelijkse incheckvergaderingen voor virtueel ‘koffie leuten’.

Heb plezier – Gebruik Teams om leuke activiteiten en uitdagingen aan te moedigen om de moraal hoog te houden. Een fotowedstrijd houden of werknemers complimenteren met creatieve ideeën zijn goede manieren om het team positief, betrokken en energiek te houden.