Met de Conference module kun je met meerdere mensen telefonisch vergaderen. Zie het als een virtuele vergaderzaal waarin je met een onbeperkt aantal mensen kunt overleggen. Het grote voordeel van deze module is dat je geen ingewikkelde techniek of hardware hoeft te gebruiken; je hebt enkel een telefoonnummer en de Conference module nodig. In deze handleiding leggen we uit hoe je de Conference module kunt instellen voor jouw klanten.
Benodigdheden
- De Conference module.
- Een telefoonnummer (optioneel).
Hoe werkt het Elke Conference heeft een intern nummer, maar er kan ook telefoonnummer aan gekoppeld worden. Het telefoonnummer is nodig wanneer iemand van buiten de eigen organisatie moet kunnen deelnemen aan een vergadering.
Bij het aanmaken van de Conference module vul je twee wachtwoorden in: een gebruikerswachtwoord en een admin wachtwoord. Op de volgende pagina wordt toegelicht wat de verschillen zijn tussen de wachtwoorden.
Als een beller in een Conference komt, wordt er een wachtwoord gevraagd. Toets de cijfers van het wachtwoord in (gebruikers- of admin wachtwoord) en sluit af met een hekje (#). Na het intoetsen van het juiste wachtwoord, kom je in de Conference terecht. Betreed je als eerste de Conference? Dan hoor je een wachttoon. Als er een beller toe wordt gevoegd, hoor je een geluidje en kan je beginnen met de vergadering. Wanneer iemand de Conference verlaat, hoor je een ander soort geluid.
Aanmaken Conference module
- Log in op partner.voipgrid.nl en ga naar de omgeving van je klant.
- Klik in de menubalk op Beheer.
- Kies voor Conference.
- Klik op toevoegen en ga akkoord met de kosten*
Vul de velden in:
- Extensie: Vul hier een driecijferig nummer in dat je intern kunt bellen om deel te kunnen nemen aan de Conference.
- Beschrijving: Bedenk een beschrijving voor de Conference.
- Admin wachtwoord: Viercijferige code. Dit is het wachtwoord dat de eindklant heeft. Diegene is daarmee de beheerder van de vergaderzaal. De Admin kan op 3 drukken tijdens de vergadering en dan wordt de laatste ingestapte beller uit de Conference gehaald.
- Gebruikerswachtwoord: Viercijferige code. Dit is het wachtwoord dat wordt gegeven aan deelnemers.
- Berichtinstellingen: Hier wordt ingesteld of er een Nederlandse of Engelse meldingen wordt afgespeeld voordat je de Conferenceroom binnengaat Er wordt bijvoorbeeld gevraagd om de pincode in te voeren.
- Druk op Opslaan.
Let op ! – (* tot 31 december 2020 gratis beschikbaar)
Instellen in het belplan (optioneel)
Wordt de Conference module alleen intern gebruikt? Dan is het niet nodig om een belplan aan te maken. Indien het wenselijk is om derden (extern) naar een conference-gesprek te laten bellen, plaats de Conference module dan in een belplan achter een extern telefoonnummer. Uiteraard is het nodig dat de eindklant het telefoonnummer en het gebruikerswachtwoord deelt met de betreffende externe deelnemer.
Zo stel je het belplan in
- Ga in de menubalk naar Belplan en klik op Toevoegen.
- Selecteer het telefoonnummer dat je hebt aangemaakt voor de Conference en ga naar de volgende stap.
- Selecteer in het menu de aangemaakte conference en
- Druk op Opslaan.
Tip: Als er veel virtueel vergaderd wordt met externe partijen, dan raden we aan om na iedere vergadering het gebruikerswachtwoord te wijzigen. Op deze manier voorkom je dat externe partijen per ongeluk deelnemen aan een vergadering die niet voor hen bedoeld is.
Contact en advies
Uiteraard denken we graag met je mee. Wil je extra advies over de Conference module of wil je graag dat we de routering voor je checken? Neem dan contact op via contact@datafiber.nl of bel: 079 – 7600 320